Mach nicht so viel auf einmal! Wie jetzt?

Alles dreht sich schneller

Unsere Arbeits- und Lebenswelt ist seit einigen Jahren deutlich komplexer und schneller geworden und die Vielzahl an Anforderungen, Aufgaben mit scheinbar gleichartigen Prioritäten führen oft zu einer Überforderung und dem Gefühl, dass alles nicht schaffbar und zu viel ist.

Ja, es ist so, dass wir mit diesem Übermaß an zu erledigenden Dingen konfrontiert sind. Das kreiert Unruhe, kann Stress hervorrufen und bis hin zu Überlastungen oder Erschöpfungszuständen führen. Aber es muss ja nicht so enden..:-)

Was also tun? Was hilft in solchen Situationen und vor allem auch, wenn vieles scheinbar von außen auf einen zukommt? Wie viel Freiraum kann ich mir selbst schaffen?

Work-in-Progress-Limit (WIP-Limit)

Es gibt viele Methoden und Einstellungen, wie wir hier für uns und für unsere Teams Abhilfe schaffen können. Eine Möglichkeit ist, dass wir uns entscheiden ein sogenanntes WIP-Limit einzuführen. Die Arbeit mit WIP-Limits ist ein Prinzip aus der Kanban-Methodik. Das scheint erst einmal weit her geholt, aber wenn wir genauer hinsehen, ergibt es absolut Sinn.

Was ist das?

Das Work-in-Progress Limit beschreibt die Anzahl von Aufgaben, die gleichzeitig in Bearbeitung sein dürfen. Das bedeutet beispielsweise, dass ich bei einem WIP-Limit von fünf nur fünf Aufgaben gleichzeitig bearbeite. Wenn ich etwas Neues "anfange", dann muss ich erst eine der fünf Aufgaben beenden. Soweit zum Prinzip. Aber was heißt das jetzt konkret im Arbeitsalltag?

Anwenden im Arbeitsalltag

Das Anwenden im Alltag ist eine kleinere bis mittlere Herausforderung. Denn neben dem WIP-Limit als solches spielen auch Art, Umfang und Größe der Aufgaben oder parallelen Projekte eine entscheidende Rolle. Da empfiehlt es sich, sich Zeit zu nehmen und seinen Schreibtisch genau zu prüfen: was habe ich da auf dem Tisch, z.B. viele kleine Aufgaben, viele kleine und einige große oder ein buntes Gemisch an Größe und Form.

Daher ist das WIP-Limit genau zu setzen. Setze ich das für alle oder unterscheide ich zwischen den Größen. Um es nicht zu komplex zu machen, empfehlen wir, nicht zu viele Regeln aufzustellen. So kann ich mir z.B. pro Tag einen größeren Arbeitsschritt kombiniert mit fünf kleinen vornehmen. Wichtig ist, anzufangen, zu lernen und zu experimentieren.

Die besten Lösungen entstehen durch die Erfahrungen beim Tun und das ist hier ganz essentiell. Denn wir werden auf dem Weg lernen, was gut für uns ist und in unserem Alltag funktioniert.

Neben der Einteilung nach Größe empfiehlt es sich zwischen den Tagen zu unterscheiden. Angenommen du bist den ganzen Tag in Meetings, dann ergibt es Sinn ein geringeres WIP-Limit zu setzen. An anderen Tagen, an denen du weniger Termine hast, kannst du es erhöhen. Das heißt übersetzt, dass es eine flexibles Verschieben ist. Dieses Prinzip wurde ursprünglich für Teams konzipiert und daher ist es auch sehr gut auf Teams anwendbar. Wenn du das mit deinem Team angehst, dann gibt es z.B. ein WIP-Limit von drei für größere komplexere Aufgaben für das gesamte Team pro Tag oder es gibt ein WIP-Limit für die gesamte Woche, das immer identisch ist. Auch hier sind mehrere "Spielarten" denkbar und auszuprobieren.

Da wir bei step IT up große Fans von Experimenten sind, (siehe auch Blogs zu den Experimenten) empfehlen wir auch hier die Arbeit mit WIP-Limits als Experiment zu starten. Wenn Experimente gut funktionieren, können sie als Prinzipien und Rituale tiefer verankert werden und sich aus dem Experimentstatus zu etwas "Festerem" etablieren. Oder aber es wird ein neues Experiment gestartet oder das bisherige angepasst. Natürlich kann es auch sein, dass es gar nicht gepasst hat. Im letzteren Fall ist es legitim, das Experiment zu beenden und nach ganz anderen Tools und Methoden Ausschau zu halten.

Möchtest du weitere Informationen zu WIP-Limits und Priorisierung? Dann kontaktiere uns oder buche unverbindlich einen Beratungstermin mit uns. Wir freuen uns auf dich und deine Fragen.