5 kleine Miro-Hacks mit großer Wirkung

In den letzten Monaten sind die meisten von uns gezwungen gewesen, viel virtuell zu arbeiten. Sehr viel. Und es wird wohl auch noch eine Weile so bleiben.

Ich weiß nicht, wie es euch geht, aber ich finde es ziemlich schwer, in einem Online-Meeting die Energie hochzuhalten. Damit das trotzdem so gut, wie eben möglich klappt, benötigen Online-Meetings eine gute Vorbereitung. (Präsenzmeetings übrigens auch, wird nur häufig vergessen oder ignoriert. Merkt man dann auch am Ergebnis.)

Obwohl ich immer mal wieder hier und da etwas Neues ausprobiere, hat sich für mich das Gespann Zoom/Miro als Mittel der Wahl für virtuelle Workshops herauskristallisiert. Bei beiden Tools ist es vor allem die Performanz, die mich überzeugt. Was den Umgang mit den Tools angeht, hat es bei Miro eine Weile gedauert, bis wir wirklich Freunde wurden. Deshalb habe ich Dir heute meine größten Stolpersteine und meine Lösungen dazu aufgeschrieben. Es muss ja nicht jeder selber stolpern, zumindest nicht über die selben Steine ;-).

Achte auf den Zoomfaktor beim Erstellen eines Boards

Bei im Vorfeld vorbereiteten Boards solltest Du bei der Erstellung Deines Boards immer den gerade eingestellten Zoomfaktor im Blick haben. Das erleichtert Deinen Teilnehmern die Orientierung auf dem Board. Du findest die Regulierung des Zoomfaktors unten rechts auf Deinem Miro-Board.

Ich habe mir angewöhnt, zum Vorbereiten eines Boards immer mit einem Zoomfaktor von 75% zu arbeiten. Das gibt mir einen guten Überblick darüber, wie meine einzelnen Elemente den Bildschirm ausfüllen und wenn später während des Workshops Elemente wie z.B. Sticky Notes hinzugefügt werden, ist die Schrift meist ohne weiteres Zoomen oder eine Anpassung des Schriftgrads gut lesbar.

Nutze Frames.

Ich liebe Frames. Frames helfen Dir, zusammengehörende Inhalte zu clustern. Ich arbeite zum Beispiel viel mit Bildern, die ich mit Text ergänze. Beides fasse ich dann mit einem Frame zusammen. Das hat den Vorteil, dass ich beides zusammen gut verschieben kann. Dies könnte ich natürlich auch erreichen, wenn ich die beiden Elemente einfach gruppiere. Dann kann ich die einzelnen Elemente allerdings nicht mehr editieren, ohne die Gruppierung wieder aufheben zu müssen. Außerdem empfinde ich es optisch angenehm, wenn der Frame nicht transparent bleibt, sondern eingefärbt ist. Ich verwende dazu meist dezente Farben wie weiß oder grau.

Du kannst Deinem Frame auch einen Namen geben. Das erleichtert die Orientierung, wenn Dein Board viel Inhalt hat, denn Du kannst über die Frameanzeige unten links

schnell zu jedem beliebigen Frame kommen.

Alle Mann zu mir! (Und Frauen natürlich auch)

Am Anfang ist es mir ziemlich häufig passiert, dass es meinen Teilnehmern schwer gefallen ist, sich auf dem Board zu orientieren. Da ich nie genau weiß, im welchem Bereich des Boards meine Teilnehmer gelandet sind und welcher Zoomfaktor gerade bei ihnen eingestellt ist, ist es oft vorgekommen, dass ich über Dinge referiert habe, die meine Teilnehmer gar nicht gesehen haben. Zum Glück gibt es dafür die wunderbare Funktion "Bring everyone to me". Du findest die Funktion oben rechts, wenn Du auf Dein Nutzer-Icon klickst.

Damit stellst Du sicher, dass alle Deine Teilnehmer erstmal alles genau so sehen, wie Du auch. Dabei werden sie nur einmalig zu Dir geholt und können sich jederzeit wieder aus "Deinen Klauen" befreien und sich frei auf dem Board bewegen. An Deinem Nutzer-Icon wird Dir neben einem Augensymbol angezeigt, wieviele Personen Dir noch folgen. Ich nutze das Feature vor allem zum Start, um die Agenda durchzugehen und um nach Gruppenarbeitsphasen alle wieder zusammenzuholen.

Nutze den Präsentationsmodus zum Navigieren

Wenn Du, so wie ich, viel mit Frames arbeitest, dann kann es hilfreich sein, den Präsentationsmodus als Navigationshilfe zu nutzen. Wie meine ich das?

Eigentlich ist der Präsentationsmodus dazu gedacht Powerpoint-like Frames als Folienshow darzustellen. Ist er aktiviert, verschwinden alle Navigationsleisten und der erste (oder der aktuelle) Frame wird zentriert und auf die Bildschirmgröße angepasst angezeigt. Am unteren Rand des Bildschirms wird als Mouse-over-Effekt eine Navigationsleiste eingeblendet, mit der man zwischen den Frames hin und her wechseln kann. Der reine Präsentationsmodus kann übrigens ganz hilfreich sein, wenn Du mit Teilnehmern arbeitest, für die es heißt: "Nur gucken, nicht anfassen", weil z.B. die Nutzung von Miro durch den Arbeitgeber untersagt ist.

Ich nutze den Präsentationsmodus oft temporär, um zum nächsten Frame zu gelangen, ohne groß auf dem Board rumwandern zu müssen. Die Reihenfolge der Frames in der Navigation ist übrigens die selbe, in der Du die Frames erstellt hast. Das muss nicht immer die Reihenfolge sein, in der Du Deine Inhalte zeigen möchtest. Ändern kannst Du die Reihenfolge, indem Du Dir die Liste der Frames anzeigen lässt. Das geht mit dem kleinen Icon links neben dem Icon für den Präsentationsmodus. In dieser Liste kannst Du dann die Reihenfolge der Frames beliebig verändern.

Auch die Frame-Liste kannst Du zum Navigieren nutzen, denn ein Doppelklick auf einen Frame in der Liste bringt diesen ebenfalls ins Zentrum des Displays. Mir gefällt die Navigation mittels Präsentationsmodus etwas besser, weil hier die Navigationselemente weniger Platz auf dem Bildschirm wegnehmen. Das ist aber sicher Geschmacksache und hängt auch ein bisschen vom Füllstand des Boards ab. Wenn ich mit einem Board arbeite, auf dem es viele Frames gibt die keine wirkliche Reihenfolge haben, dann ist die Navigation über die Frame-Liste günstiger.

Extra Post-It zum Voten

Die Voting-Funktion von Miro ist eine prima Sache, wenn Du unterschiedliche Themen priorisieren möchtest oder zum Abstimmen über mehrere Vorschläge. Bevor Du ein Voting starten kannst, musst Du zunächst festlegen, in welchem Bereich Deines Boards sich die zur Abstimmung stehenden Elemente befinden. Per default ist es das ganze Board. Üblicherweise gibt es aber einen kleineren Bereich auf dem Board oder einen einzelnen Frame, in dem die zur Abstimmung stehenden Elemente gesammelt worden sind.

Deshalb macht es Sinn, den Voting-Bereich einzuschränken.

Dazu gehst Du auf "change" und bekommst jetzt auf deinem Board einen Bereich angezeigt, dessen Größe Du verändern kannst. Passe diesen Bereich entsprechend so an, dass Dein Frame mit den zu bewertenden Elementen vollständig darin liegt.

Wenn Du jetzt das Voting startest, wird an jedem einzelnen Element ein kleines Plus-Zeichen angezeigt. Klickt ein Teilnehmer auf eines dieser Plus-Icons, so wird das als eine Stimme für dieses Element gewertet. Nach Beenden des Votings werden die Ergebnisse für jedes Element angezeigt.

Dieses Vorgehen funktioniert super, wenn Du einige wenige Optionen hast, über die entschieden werden soll.

In der Praxis kommt es jedoch sehr häufig vor, dass erst Cluster aus ähnlichen Elementen gebildet werden und dann für das gesamte Cluster abgestimmt werden soll. Das ist z.B. bei der Durchführung von Retrospektiven ein gängiges Vorgehen. Da aber jedes Element im Voting-Bereich ein Abstimmungs-Icon erhält, müssen nach Abschluss des Votings erst alle Stimmen, die für unterschiedliche Elemente ein und desselben Clusters abgegeben wurden, mühselig zusammengezählt werden.

Um das zu verhindern, platziere ich ein größeres und gut erkennbares zusätzliches Element mit einem eindeutigen Titel bei jedem Cluster und bitte die Teilnehmer, nur diese Titel-Elemente für die Abstimmung zu nutzen. Da trotzdem beim Start des Votings jedes Element mit einem Abstimmungs-Icon versehen wird, ist diese Methode nicht 100% sicher und es kann immer mal vorkommen, dass auch ein anderes Element eine Stimme abbekommt. Trotzdem sinkt der Auswertungsaufwand insgesamt beträchtlich.

Ich hoffe, meine Tricks im Umgang mit Miro sind für Dich hilfreich. Auf jeden Fall wünsche ich Dir viele produktive Sessions. Und so nervig diese virtuellen Meetings auch sind, einen Vorteil hat die Arbeit mit Miro & Co.: Du kannst alles an der Wand der kleben lassen bis zum nächsten Meeting, ohne dass sich jemand beschwert :-)

UPDATE

Inzwischen wurde die Miro-Oberfläche überarbeitet und einige Icons sind an andere Plätze gewandert. So sind zum Beispiel die "rückgängig machen" und "wiederholen" Pfeile aus der oberen Menüleiste nach unten rechts gerutscht. Das Icon zum Starten des Präsentationsmodus findet sich dafür jetzt oben rechts und nicht mehr unten links. Dort findet sich aber nach wie vor das Icon zum Aufklappen der Frameliste. Auch das Voting wurde etwas überarbeitet und kommt jetzt deutlich schlanker daher. Das hat zur Folge, dass das Voting nicht mehr im Vorfeld vorbereitet und auch nicht mehr auf bestimmte Elemente eingeschränkt werden kann, was ich persönlich sehr schade finde.

Wenn Du übrigens Unterstützung bei der Vorbereitung oder Moderation eines Strategie-Workshops oder einer Retrospektive brauchst - egal ob im echten Leben oder virtuell - dann sprich uns gern an. Am einfachsten geht das, indem Du hier einen unverbindlichen Gesprächstermin mit uns vereinbarst.